PRODUTIVIDADE PESSOAL E GESTÃO DO TEMPO – I

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Consultores são contratados para projetos de recuperação de empresas e atuam nas áreas de marketing, finanças, operações e de recursos humanos das organizações.

Usualmente, após um diagnóstico, são montadas equipes de trabalho para cada área e a de recursos humanos sofre desde o início as consequências de medidas adotadas pelas demais, incluindo demissões e realocação de pessoal. Treinamento e estudo de processos ficam em segundo plano devido a urgência dos problemas, o que explica, mas não justifica tais atitudes.

Um ponto importante e não pode ser negligenciado é o de que por mais tecnologia que a empresa empregue, são pessoas que vão tomar decisões. Processos de automação, utilização de robôs, big data, inteligência artificial, CRM, análise de dados, ChatGPT, dentre outras, são ferramentas para contribuir com o gestor, um meio e não um fim em si mesmo.

Futuramente, a máquina substituirá o homem no que diz respeito as decisões? Difícil dizer, uma parte delas talvez, mas em relação a criatividade e ponderação das consequências das medidas adotadas acredita-se que não.

Na crise, não é só o modelo de negócios das empresas que deve mudar, mas também as pessoas que nela trabalham, pois precisam de foco, motivação, prioridades, enfim, nova postura e plano de trabalho. Aí que a produtividade pessoal e a gestão do tempo assumem papel relevante sob o risco de dificultar sobremaneira a recuperação das organizações.

Apresentaremos uma sequência de dois artigos com esse propósito de modo a melhorar a eficiência e eficácia das pessoas da entidade em crise ou fora dela. O 1º. Passo é o de Organizar sua área de trabalho, registrar e Classificar suas atividades.

Para seu controle, você deve saber como redigir e ler adequadamente. Você precisa pensar em termos de ambiente de trabalho, isto é: disposição (layout), organização, saúde e segurança. É de se esperar que seu ambiente seja planejado de modo que o material, maquinário e equipamentos utilizados com mais frequência estejam à mão.

Elabore uma lista em ordem de utilização, com vários itens, especificando a seguir uma ordem dentro de sua área de trabalho ideal. Mantenha sua mesa sempre limpa e arrumada, colocando a seu lado somente aqueles papéis relacionados às tarefas que você esteja executando no momento.

O restante deve ser posicionado em arquivos. Isso possibilita a concentração exclusiva sobre as atividades a serem realizadas.  Seu ambiente deve ser seguro e higiênico. Um escritório iluminado e ventilado é um ambiente agradável que incentiva a dar continuidade às tarefas.

Locais mal iluminados, sem vida, com móveis quebrados, paredes sem pintura, dentre outras, causam constrangimento e distração, refletindo em rendimento menor. A Matriz de Gerenciamento do Tempo apresentada por Stephen Covey no livro - Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes – Ed. Best Seller, pode ajudá-lo a classificar suas atividades. De forma simples e didática, ele as divide em quatro grupos:

·      QI- Muito Urgente e Muito Importante;

·      QII- Não Urgente e Muito Importante;

·      QIII- Urgente e Não Importante;

·      QIV- Não Importante e Não Urgente.

Como Importante classifica-se algo que tem um período estipulado para ser feito, ou seja, que vai trazer resultados para você a curto, médio ou longo prazo. São atividades que estão conectadas à sua missão pessoal, aos seus papeis, e que sempre resultam em benefícios em todos os aspectos.

Urgentes são todas as atividades cujo prazo terminou ou está por terminar e que devam ser feitas imediatamente. Em geral geram estresse ou pressão. As demais atividades são gerenciáveis, aquelas que desperdiçam tempo.

Comece a classificar todas as atividades em QI, QII, QIII e QIV, faça isso constantemente por, pelo menos, cinco semanas e comprove os resultados. Identifique os percentuais gastos em cada uma e você irá se surpreender com o tempo desperdiçado.

Lembre-se as atividades
QI- Muito Urgente e Muito Importante, representam a crise, apagar “incêndio”, celular, problema que exige ação imediata;
QII – Não Urgente e Muito Importante, são atividades de prevenção, planejamento, exercícios, benefícios efetivos a médio e longo prazo;
QIII - Urgente e Não Importante, agregam atividades de prioridades dos outros;
QIV - Não Importante e Não Urgente, somam o tempo gasto em jogos, redes sociais, dentre outras.

Da mesma forma que matematicamente a forma deriva da função, o gerenciamento do tempo deriva da liderança. O modo como você passa seu tempo é o resultado do modo como você vê seu tempo, e da maneira como encara suas prioridades.

É quase impossível dizer não à popularidade do QIII, ou ao prazer de escapar para o QIV, se você não contar com um “sim” poderoso brilhando em seu íntimo. O objetivo proposto da administração do QII, é conduzir a vida com eficácia – a partir de um centro de princípios sólidos, e de um conhecimento da missão pessoal, com foco no importante bem como no urgente, dentro de um quadro de manutenção de equilíbrio entre aumento da produtividade e de nossa capacidade produção.

Este é um objetivo ambicioso para as pessoas presas ao peso das coisas leves dos QIII e QIV. E, batalhar para conseguir isso causa um impacto fenomenal na eficácia pessoal.

  (*) Prof. Dr. Jose Eduardo Amato Balian

Consultor empresarial

www.itdi.com.br

jbalian@uol.com.br