PRODUTIVIDADE PESSOAL E GESTÃO DO TEMPO – II
(*)
Balian
Este é o segundo artigo
com a finalidade de melhorar a eficiência e eficácia das pessoas nas empresas
em crise ou fora dela. Tendo como base as orientações de Stephen Covey no livro
- Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes – Ed. Best Seller, o 1º. Passo
explicitado no artigo anterior foi o de organizar sua área de trabalho,
registrar e classificar suas atividades.
O 2º.
Passo, é a escolha de um Instrumento de Performance adequado
para você. Sua escolha dependerá de seu estilo. Sensorial – são
pessoas que precisam de contato físico com as coisas do dia a dia. Nesse caso,
a recomendação é o bom e velho caderno ou sua agenda de papel e usar o
computador apenas como suporte para os agendamentos.
High -Tech –
são aqueles aficionados das novas tecnologias, que não perdem um lançamento na
área e estão sempre experimentando recursos de ponta. Nesse caso, fica até
difícil escolher um aplicativo, frente a imensa variedade disponível.
Misto –
são aqueles que combinam bem os estilos sensorial e high-tech. Mesmo com a
preponderância de um deles, também costumam apresentar também certas
características do outro. Sem um
instrumento (ferramenta) não existe planejamento, prioridade nem foco no que é
importante. É essencial escolher um e usá-lo todos os dias.
O 3º. Passo é
o do Gerenciamento Eficaz tendo como base novo Plano
de Trabalho, composto de três atividades principais:
•
Identificar papéis;
•
Estabelecer metas;
•
Planejar a semana.
Estabelecendo
Metas: Pense em dois ou três resultados que pretende
conseguir em cada um dos papéis, nos próximos sete dias. Eles devem ser registrados
como metas. Pelos menos algumas dessas metas devem refletir atividades do QII, não urgentes e muito importantes.
Você define metas para
dar sentido ao seu tempo, criar motivação, aumentar seu nível de engajamento e,
no final das contas, ficar mais feliz. É o ciclo do bem. (da realização! que
tanto nos faz falta).
Ao definir metas é
preciso seguir: critérios lógicos, absolutamente claros e transparentes, cuidar
para que os desafios se alinhem com os objetivos pessoais e da empresa.
Para entender esses
requisitos, uma meta deve ser: de atingimento possível, ambiciosa, sendo
necessário um esforço para alcançá-la, objetiva, explícita de tal forma que
todos envolvidos saibam exatamente o que fazer para alcançá-la, mensurável,
permitindo que se monitore o avanço em torno de seu atendimento, capaz de
adicionar valor ao negócio, e com prazo definido para sua realização.
As metas assim como as
atividades devem ser escritas. Quanto mais próximas estiverem de seu campo
visual, melhor. Isso reforça a vontade e encoraja o follow-up e a revisão
constante, ingredientes fundamentais para o estabelecimento da meta.
Planejando a
Semana: Agora você pode passar a
olhar para a semana que tem pela frente, com metas em mente e tempo reservado
para atingi-las. Em relação à gestão do tempo é no planejamento semanal que
estará a principal condição para seu sucesso pessoal e profissional.
De uma maneira geral, as
pessoas têm o costume de fazer planejamentos diários em vez de semanais. Elas
fazem a lista de afazeres pela manhã e começa a colocá-los em prática. Essa é
uma estratégia reativa que leva o surgimento de urgências e circunstâncias no
meio do caminho.
De quebra, é bem provável
que nessa lista não constem tarefas ou compromissos realmente importantes. Planejamento
diário é irreal, é tarde demais para evitar os problemas que não foram
antecipados.
O que se planeja é o
futuro, e isso significa planejar pelo menos três dias para frente, ou
idealmente uma semana inteira. Isso é agir de forma proativa, com base em suas
perspectivas mensais e com foco no importante.
Reserve um momento
especial num dia da semana para fazer isso. É um bom momento para relaxar,
buscar inspiração, olhar para sua vida no contexto dos princípios e valores.
O objetivo do
planejamento semanal é determinar as tarefas e os compromissos que você terá
que realizar ao longo da semana, tirando-os da cabeça e colocando no papel (ou
software).
Ao levar em conta a
somatória das tarefas e compromissos, analise a semana “como um todo”. Não
deixe de estimar o tempo previsto de cada tarefa. É a única forma de saber se
há coisas de mais ou de menos para serem executadas a cada dia.
Então! Mãos a obra! O que
está esperando para começar?
(*) Prof. Dr. Jose Eduardo
Amato Balian
Consultor empresarial
jbalian@uol.com.br
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